Ventajas y desventajas del uso del correo electrónico

Ventajas  

1. Disponibilidad. Es un recurso disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, lo que nos permite estar conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados.

             2. Accesibilidad. Gracias a la naturaleza virtual de nuestra dirección de correo electrónico, podemos enviar y recibir mensajes en diferentes lugares: En el trabajo, en la oficina del cliente, en un aeropuerto, un hotel, un restaurante, etc.

            3. Rapidez. La información a través del e-mail viaja más rápido que a través del fax o un sistema expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS. Los destinatarios pueden recibir nuestros mensajes casi de manera instantánea, y a su vez podemos recibir sus respuestas con la misma inmediatez.

            4. Tú decides. Cada cual decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de acuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal. De igual manera, cada cual tiene el poder de decidir si responde o no cada mensaje recibido, y cuándo lo hace. En este mismo sentido se dice que el e-mail es un medio "asincrónico": Las personas involucradas no necesitan coincidir en el tiempo para comunicarse.

           5. Multi-destinatarios. Uno de los beneficios que más ha fascinado al mundo es el poder transmitir el mismo mensaje a más de una persona al mismo tiempo.

           6. Multi-documentos. En cada correo electrónico podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.)

           7. Ahorros significativos. Además del tiempo que ganamos en los beneficios antes mencionados, ahorramos papel, sobres y el resto de la logística operativa del correo tradicional. Pero también ahorramos espacio y tiempo porque el sistema de e-mail nos brinda la posibilidad de ordenar, clasificar y almacenar los mensajes que recibimos.

           8. Documentación. Para los procesos de intercambio de información en las empresas, resulta muy beneficioso que el correo electrónico deje un respaldo formal y detallado del contenido específico del mismo, lo que nos facilita el seguimiento de datos o instrucciones en un momento determinado, y nos proporciona una evidencia escrita de lo que se ha dicho y quiénes han participado. Cada mensaje puede releerse tantas veces como se desee.

           9. Retransmisión fidedigna. Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original, sin cambiar su contenido, y evitando la distorsión que casi siempre se da de manera implícita en la comunicación verbal, cuando ponemos los mensajes de otros en nuestras propias palabras o reinterpretamos información.

         10. Efectividad comunicacional. Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el destinatario, están bien escritos, y toman en cuenta las buenas prácticas de la comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, en cuanto a los objetivos del remitente.

Desventajas

1. Solamente se pueden enviar mensajes a personas que tienen acceso a Internet.  Sin esta conexión el destinatario no podría acceder a la información que le ha llegado.

2. Riesgo de envío accidental a personas no interesadas. Puede existir una confusión por la cual el envío se realice a otra persona que no sea el verdadero destinatario.

3. Riesgo de contaminar e ordenador con algún virus. Muchos correos que llegan a la bandeja de entrada llevan consigo virus que pueden infectar nuestro procesador.

4. Riesgo de recibo de “spam-email” con un mismo mensaje que se envía simultáneamente a muchos receptores quienes no lo han  solicitado.